Dlaczego Citymind
Jeśli obecnie w urzędzie zmagasz się z presją związaną z dostępnością informacji, przeciążonymi pracownikami i obywatelami, którzy chcą odpowiedzi natychmiast, masz do czynienia z bardzo praktycznym problemem. Nie z wizją technologiczną. Potrzebujesz, aby ludzie mogli uzyskać odpowiedź łatwo, szybko i bez zbędnego błąkania się.
Obywatel nie chce zastanawiać się, który wydział jest odpowiedzialny za daną sprawę. Chce wiedzieć, co przygotować, do kogo się zwrócić, jaki jest następny krok i czy musi załatwić sprawę osobiście. A ponieważ pytania te pojawiają się również wieczorem, w weekendy lub w święta, presja na dostępność usług nie kończy się wraz z godzinami urzędowymi.
Właśnie dlatego Citymind dla miast i gmin działa najlepiej jako połączenie kilku warstw. Na zewnątrz pomaga mieszkańcom i odwiedzającym. Wewnątrz upraszcza procesy. A tam, gdzie strona internetowa nie wystarcza, dodaje warstwę telefoniczną lub rozwiązanie dostosowane do indywidualnych potrzeb.
Co zyskasz dzięki Citymind
Jeśli zajmujesz się zarządzaniem instytucją, prawdopodobnie interesuje Cię jej wizerunek na zewnątrz. Jak ludzie będą postrzegać postępy Twojej gminy lub miasta. Jeśli zajmujesz się procesami i budżetem, mniej interesują Cię rutynowe zadania, a bardziej chcesz mieć więcej przestrzeni na pracę merytoryczną. A jeśli pracujesz w dziale IT, zależy Ci przede wszystkim na tym, by nie był to kolejny skomplikowany projekt trwający miesiące.
Właśnie dlatego Citymind sprawdza się dobrze w różnych rolach. To nie jest tylko „ładny chatbot”. To rozwiązanie, które jest łatwo dostępne, szybkie we wdrożeniu, bezpieczne, a jednocześnie na tyle konkretne, że można uzasadnić jego korzyści zarówno wewnętrznie, jak i na zewnątrz.
„W rezultacie powstał chatbot, z którego jesteśmy naprawdę zadowoleni – ułatwia życie zarówno mieszkańcom, jak i urzędnikom”.
Vladimír Šuvarina, KITT 6 / Praga 6
Jak wygląda pakiet dla instytucji
Chatbot oparty na sztucznej inteligencji na stronie internetowej to idealny pierwszy krok. Jeśli chcesz szybko udostępnić obywatelom odpowiedzi, jest to najbardziej naturalny punkt wyjścia. Odpowiada na pytania dotyczące takich tematów, jak dane kontaktowe, opłaty, odpady, parkowanie, dowody osobiste, wydarzenia kulturalne, sprawy budowlane czy sytuacje życiowe. A co najważniejsze: działa nawet wtedy, gdy urząd jest zamknięty.
Agent Aurora AI przenosi tę wartość do wnętrza urzędu. Pomaga w obsłudze dokumentów, e-maili, wytycznych, protokołów, ogłoszeń, dotacji oraz wyszukiwania informacji. Tam, gdzie chatbot pomaga obywatelom, Aurora przyspiesza codzienną pracę Państwa pracowników. Jest to ważne zwłaszcza wtedy, gdy nie chcą Państwo tylko lepiej komunikować się na zewnątrz, ale jednocześnie naprawdę odciążyć pracę urzędu.
Voicebot sprawdza się w sekretariatach, centralach telefonicznych, wydziałach lub na infoliniach, które często są przeciążone. Pozwala obsłużyć szczyty połączeń, przekierować bardziej złożone zapytania i zachować naturalną komunikację bez konieczności oczekiwania. Jest to szczególnie przydatne tam, gdzie część mieszkańców nadal polega przede wszystkim na telefonie.
Transkrypcje generowane przez sztuczną inteligencję w mgnieniu oka przekształcają nagrania audio lub wideo z posiedzeń, narad czy zebrań rady w przejrzysty tekst. Zamiast ręcznego przepisywania i wielokrotnego odsłuchiwania nagrań, z łatwością znajdziesz ważne fragmenty, przygotujesz podsumowanie, protokół lub materiały dla współpracowników. Idealne rozwiązanie na posiedzenia rady miejskiej, rady, komisji, narady robocze, a także szkolenia. Potrzebujesz również sformalizowanego protokołu ze spotkań? Skorzystaj w tym celu z aktualnej subskrypcji Aurora AI Agent lub wykup dodatkową subskrypcję.
A jeśli potrzebujesz konkretnej funkcji, do akcji wkracza programowanie na zamówienie. Na przykład integracja z innymi systemami, praca z aplikacją mobilną lub specjalistyczny scenariusz dostosowany do lokalnych potrzeb. Dzięki temu nie musisz myśleć tylko o tym, co jest gotowe dzisiaj, ale także o tym, dokąd chcesz się posunąć w zakresie komunikacji cyfrowej.
Dlaczego ma to sens również z punktu widzenia strategii
Citymind to nie tylko warstwa odpowiedzialności. Dzięki statystykom i raportom opartym na sztucznej inteligencji widać, w jakich obszarach strona internetowa nie udziela wystarczająco jasnych odpowiedzi, jakie tematy się powtarzają i czym naprawdę zajmują się mieszkańcy. Niezadane pytania nie są zatem negatywnym sygnałem. Stanowią one bardzo praktyczne dane pozwalające na lepszą komunikację, lepsze usługi i lepsze podejmowanie decyzji.
To jedna z największych zalet całego ekosystemu. Jedna warstwa pomaga mieszkańcom od razu. Kolejna zaczyna działać od wewnątrz. A wszystko to pozostaje w jednym systemie, nad którym masz kontrolę i który możesz dalej rozbudowywać bez konieczności zaczynania od nowa za każdym razem.
UE
Serwery w Microsoft Azure oraz nacisk na RODO i bezpieczeństwo
Jak zacząć
W przypadku mniejszych gmin warto zacząć od szybkiego i łatwo dostępnego projektu pilotażowego. W przypadku większych instytucji pierwszym krokiem jest zazwyczaj widoczny projekt o największym oddziaływaniu. W obu przypadkach zasada jest ta sama: wybieracie dane, przygotowuje się wersję demonstracyjną, podczas krótkiej fazy testowej dopracowuje się działanie, a następnie rozwiązanie przechodzi do pełnej eksploatacji.
Stąd można stopniowo się rozwijać. Najpierw strona internetowa dla ogółu społeczeństwa. Potem wewnętrzny asystent AI. Następnie na przykład obsługa telefoniczna. Zamiast jednego dużego i ryzykownego projektu powstaje w ten sposób bezpieczna droga do bardziej dostępnego i spokojniejszego urzędu.
Ma to znaczenie zarówno z politycznego, jak i menedżerskiego punktu widzenia. Decyzja nie opiera się wówczas na abstrakcyjnej obietnicy, ale na konkretnym projekcie pilotażowym, konkretnych danych i konkretnych doświadczeniach Państwa instytucji.
Co z tego wynika
Dla miast i gmin Citymind jest najskuteczniejszy wtedy, gdy nie zaczyna się jako technologia dla samej technologii. Zaczyna się jako praktyczna pomoc w tym, co obecnie zajmuje obywatelom i urzędom najwięcej czasu. A gdy pierwszy krok się sprawdzi, bardzo łatwo jest dodać kolejne.