Künstliche Intelligenz wird in der öffentlichen Verwaltung vor allem dort eingesetzt, wo Mitarbeitende viele wiederkehrende Anfragen, Dokumente und Verwaltungsaufgaben bearbeiten. Sie hilft Bürgerinnen und Bürgern bei Fragen zu Lebenslagen, Gebühren, Abfall, Parken, Kulturveranstaltungen und den zuständigen Fachbereichen.

KI kann auch intern unterstützen: bei amtlichen Texten, Recherchen, Förderaufrufen, Gesetzgebung, öffentlichen Ausschreibungen und der Dokumentenanalyse.

Citymind bietet dafür einen KI-Chatbot für Websites, einen KI-Voicebot, den internen KI-Agenten Aurora und KI-Transkriptionen. Überblick über Citymind-Lösungen

Ein KI-Chatbot ermöglicht Bürgern, Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und direkt auf der Website der Stadt Antworten zu erhalten. Sie müssen weder den zuständigen Fachbereich kennen noch eine komplexe Seitenstruktur durchsuchen.

Der Citymind KI-Chatbot nutzt Informationen von der Website und weiteren, von der Institution bestimmten Quellen. Er kann Originalquellen verlinken, verwandte Fragen vorschlagen, mit Dokumenten arbeiten und Spracheingaben verarbeiten.

Für Bürger bedeutet das schnellere Informationen, für die Verwaltung weniger wiederkehrende Telefonate und E-Mails – auch außerhalb der Öffnungszeiten. KI-Chatbot für Websites

KI soll Mitarbeitende nicht ersetzen, sondern Routinearbeit reduzieren. Ein Chatbot beantwortet häufige Informationsfragen, während sich Sachbearbeitende komplexen Fällen, Entscheidungen und Situationen widmen, die eine individuelle Beurteilung erfordern.

Der interne KI-Agent Aurora von Citymind unterstützt bei Antworten an Bürger, Einladungen, Bekanntmachungen, Sitzungsprotokollen sowie Entwürfen von Richtlinien und Verordnungen. Er kann Dokumente analysieren und Informationen zu Gesetzgebung, Förderungen und öffentlichen Ausschreibungen suchen.

Die Ergebnisse bleiben immer unter menschlicher Kontrolle. Interner KI-Agent Aurora

Ja. Citymind bietet einen KI-Voicebot, der übliche telefonische Anfragen selbstständig bearbeitet, mehrere Gespräche gleichzeitig führen kann und auch abends, an Wochenenden und Feiertagen verfügbar ist. Komplexere Anliegen kann er mit einer Zusammenfassung an Mitarbeitende weiterleiten.

KI-Transkriptionen wandeln hochgeladene Audio- oder Videoaufnahmen in Text um. Sie können als Grundlage für Protokolle von Ratssitzungen, Besprechungen oder Workshops sowie für Zusammenfassungen und Aufgabenlisten dienen.

So deckt Citymind die Web-, Telefon- und interne Kommunikation einer Organisation ab. KI-Transkriptionen von Citymind

Bei der Auswahl einer KI-Lösung muss eine Stadt prüfen, wo Daten gespeichert werden, wer Zugriff hat und ob sie für das weitere Training von Modellen verwendet werden. Wichtig sind außerdem Schutz vor Missbrauch, Anonymisierung und Nachvollziehbarkeit.

Citymind betreibt seine Architektur in Microsoft Azure auf Servern in der Europäischen Union. Kundendaten werden nach Angaben des Unternehmens weder zum Training von KI-Modellen noch zum Profiling verwendet. Die Lösung unterstützt Zugriffssteuerung, Audit-Logs und die Anonymisierung von Eingaben sowie die Einhaltung von DSGVO, AI Act und Data Act.

Antworten basieren auf einer RAG-Architektur mit den konkreten Daten der Organisation. Sicherheit der Citymind-Lösungen

Die Einführung eines KI-Chatbots muss kein großes IT-Projekt sein. Citymind erstellt zunächst eine Testversion auf Grundlage der Website, von Dokumenten und weiteren ausgewählten Quellen. Eine Demo kann innerhalb von drei Tagen bereitstehen.

Danach werden die Kenntnisse des Chatbots getestet und Rückmeldungen eingearbeitet; dies dauert in der Regel bis zu vierzehn Tage. Die Integration auf der Website erfolgt durch Einfügen des bereitgestellten HTML-Codes und kann innerhalb eines Tages abgeschlossen werden.

Mit Citymind Manager kann die Verwaltung Gesprächsverläufe und Statistiken verfolgen, die Antwortqualität bewerten, Daten exportieren und monatliche KI-Berichte erhalten. Implementierungsablauf