Warum Citymind
Wenn Sie sich heute an Ihrer Universität mit der Verfügbarkeit von Informationen, dem Druck auf die Studienabteilung und verstreuten Quellen auseinandersetzen, suchen Sie wahrscheinlich nicht nach einem weiteren System. Sie suchen nach einer Möglichkeit, Studierenden und Studienbewerbern den Weg zur Antwort zu verkürzen und Ihrem Team Zeit dort zurückzugeben, wo sie am meisten fehlt.
Genau in dieser Situation macht Citymind großen Sinn. Denn an der Universität mangelt es in der Regel nicht an Informationen. Es fehlt vielmehr ein einfacher Zugang zu ihnen. Studienbewerber suchen nach Aufnahmeprüfungen, Studiengängen und Terminen. Studierende kümmern sich um Immatrikulationen, Wohnheime, Stipendien, Abschlussarbeiten oder praktische organisatorische Angelegenheiten. Und Ihre Mitarbeiter beantworten dann immer wieder Fragen, deren Antworten längst irgendwo auf der Website, in PDF-Dateien oder in internen Dokumenten zu finden sind.
Wenn all dies in einem bestimmten Zeitraum zusammenfällt, entsteht genau die Art von Druck, die Sie nur allzu gut kennen: mehr Anfragen, mehr Weiterleitungen, mehr Telefonate, mehr E-Mails und weniger Zeit für Arbeit, die einen echten fachlichen Mehrwert bietet. Deshalb ist es an Universitäten sinnvoll, nicht nur über einen einzelnen Chatbot nachzudenken, sondern über ein intelligent zusammengestelltes Paket, je nachdem, wo die Kommunikation heute die meisten Ihrer Kapazitäten beansprucht.
Warum gerade jetzt
Im akademischen Umfeld ist KI längst kein Randthema mehr. Studierende nutzen sie ganz selbstverständlich, und die Erwartungen an die Verfügbarkeit digitaler Dienste steigen weiter. Für Sie bedeutet das nur eines: Der Druck auf eine schnelle, verständliche und zugängliche Kommunikation wird nicht nachlassen. Er wird zunehmen.
Und zwar ganz konkret. Anfragen kommen abends, am Wochenende und zu Spitzenzeiten, wenn Ihre Teams am stärksten unter Druck stehen. Es geht also nicht darum, ob Sie KI irgendwann einmal einsetzen werden. Es geht vielmehr darum, wie Sie sie so gestalten, dass sie Ihnen wirklich hilft und nicht noch eine weitere Ebene der Komplexität hinzufügt.
„Vor einiger Zeit haben wir einen Chatbot für Studienbewerber eingeführt. Die häufigsten Themen? Aufnahmeprüfungen, Studiengänge, Mustertests. Die Interaktionen nahmen mit dem Herannahen des Zulassungsverfahrens zu, vor allem nachts, wenn gerade niemand an der Fakultät telefonisch erreichbar ist.“
Sylva Žáková Talpová, Prodekanin der ECON MUNI
Wie sieht das Paket für die Universität aus?
Der KI-Chatbot auf der Website ist die erste und sichtbarste Ebene. Wenn Sie Studienbewerbern und Studierenden schnell Antworten zur Verfügung stellen möchten, ist dies der ideale Einstieg. Er hilft bei Themen, die immer wieder auftauchen: Aufnahmeprüfungen, Studiengänge, Termine, Studentenwohnheime, Stipendien oder universitäre Dienstleistungen.
Der Aurora-AI-Agent ist für den internen Einsatz innerhalb der Einrichtung vorgesehen. Dort, wo die öffentliche Website nicht ausreicht, unterstützt er Ihre Mitarbeiter dabei, Informationen in Dokumenten zu recherchieren, die Arbeit mit Vorschriften zu beschleunigen sowie E-Mails, Unterlagen, Textentwürfe, Recherchen oder Zusammenfassungen zu erstellen. Es ist genau die Art von Tool, die Sie nicht auf der Startseite präsentieren, die Sie aber im täglichen Betrieb sehr schnell zu schätzen lernen werden.
Voicebot ist dann sinnvoll, wenn sich der Druck auf den Telefonverkehr verlagert. Bei Aufnahmeprüfungen, Einschreibungen, im Helpdesk oder in Studentenwohnheimen kann er Spitzenauslastungen bewältigen, Anrufer weiterleiten und komplexere Anfragen zusammen mit einer Zusammenfassung an einen bestimmten Ansprechpartner weiterleiten. Dadurch müssen Sie sich nicht darauf verlassen, dass jeder zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Ansprechpartner erreicht.
KI-Transkriptionen wandeln Audio- oder Videoaufzeichnungen von Sitzungen des Akademischen Senats, Fachbereichssitzungen, Vorlesungen oder Workshops im Handumdrehen in einen übersichtlichen Text um. Anstatt die Aufnahmen manuell zu transkribieren und wiederholt anzuhören, können Sie wichtige Passagen ganz einfach finden und Zusammenfassungen, Protokolle oder Unterlagen für Kollegen und Studierende erstellen. Ideal für Sitzungen akademischer Gremien, interne Besprechungen, Lehrveranstaltungen, Interviews und Fortbildungsveranstaltungen. Benötigen Sie zudem ein formelles Sitzungsprotokoll? Nutzen Sie Ihr bestehendes Abonnement des Aurora AI-Agenten oder erwerben Sie es gegebenenfalls zusätzlich.
Und wenn Sie mit etwas Speziellem zu tun haben, ist das der Punkt, an dem kundenspezifische Entwicklung. Genau so ist zum Beispiel Umberta an der Philosophischen Fakultät des MUNI entstanden, das keine Texte für Studenten schreibt, sondern ihnen beim professionellen Schreiben, der Strukturierung, den Zitaten und dem Feedback hilft. Das ist auch strategisch wichtig: Es bedeutet nicht, dass Sie in eine Vorlage passen müssen. Es bedeutet, dass Sie wählen können, wo Sie anfangen wollen und wo KI für Sie wirklich Sinn macht.
Wie die Universität in das Citymind-Ökosystem integriert wird
Ein guter Einstieg ist in der Regel sehr praxisorientiert. Sie wählen eine Abteilung oder einen Bereich aus, der unter Druck steht: beispielsweise das Zulassungsverfahren, das Studiensekretariat, die Studentenwohnheime oder den Helpdesk. Citymind erstellt eine erste Demo, Sie testen reale Szenarien und entscheiden anhand der Ergebnisse, wo es sinnvoll ist, weiterzumachen.
Genau das ist dabei entscheidend. Sie müssen nicht alles auf einmal kaufen. Sie können mit einem Pilotprojekt beginnen, den Nutzen überprüfen und dann Ihr Paket entsprechend den tatsächlichen Bedürfnissen zusammenstellen. Am Beispiel der MENDELU lässt sich gut erkennen: Wenn sich die erste Ebene bewährt, können weitere Bereiche, weitere Fakultäten und sogar weitere Produktebenen darauf aufbauen.
Dadurch wird KI nicht zu einem einmaligen Experiment, sondern zu einem durchdachten Weg hin zu einer barrierefreien Universität. Und genau so sehen wir Citymind: nicht als einzelne Installation, sondern als langfristiges Ökosystem, in das Sie sicher und schrittweise einsteigen können.
Pilotprojekt an einer Fakultät Ausweitung auf weitere Bereiche Interner KI-Assistent Telefon-Ebene Maßgeschneiderte Lösungen
Was Sie daraus mitnehmen sollten
Wenn Sie sich heute mit der Verfügbarkeit von Informationen, dem Druck auf Forschungsteams oder verstreuten Ressourcen auseinandersetzen, ist es nicht notwendig, mit einer allgemeinen Debatte über KI zu beginnen. Besser ist es, mit einem konkreten Anwendungsfall zu starten, der schnelle Ergebnisse liefert und gleichzeitig den Weg für eine umfassendere Digitalisierung der gesamten Einrichtung ebnet.
Genau darin liegt die Stärke von Citymind: Der erste KI-Chatbot auf der Website kann der Anfang sein. Nicht das Endziel.