Sztuczna inteligencja w administracji publicznej znajduje zastosowanie przede wszystkim tam, gdzie pracownicy obsługują dużą liczbę powtarzających się pytań, dokumentów i zadań administracyjnych. Może pomagać mieszkańcom w orientacji w sprawach życiowych, opłatach, odpadach, parkowaniu, wydarzeniach kulturalnych lub kontaktach z poszczególnymi wydziałami.

AI nie musi komunikować się wyłącznie z mieszkańcami. Narzędzia wewnętrzne mogą pomóc pracownikom w przygotowywaniu tekstów urzędowych, analiz, konkursów grantowych, materiałów legislacyjnych, zamówień publicznych lub analizie dokumentów.

Citymind oferuje kilka połączonych rozwiązań: chatbota AI na stronę internetową, voicebota AI, wewnętrznego agenta AI Aurora oraz transkrypcje spotkań AI. Miasto może wybrać odpowiednie narzędzie zależnie od tego, czy chce poprawić komunikację z mieszkańcami, uprościć procesy wewnętrzne czy zautomatyzować pracę z zapisami. Przegląd rozwiązań Citymind

Chatbot AI pozwala mieszkańcom zadawać pytania zwykłym językiem i uzyskiwać odpowiedzi bezpośrednio na stronie miasta. Nie muszą wiedzieć, który wydział zajmuje się daną sprawą ani przeglądać złożonej struktury strony.

Chatbot Citymind AI pracuje z informacjami ze strony oraz innych źródeł wskazanych przez instytucję. Potrafi wyświetlać odnośniki do źródeł, sugerować powiązane pytania, pracować z dokumentami i przyjmować pytania głosowe. Informacje o wydarzeniach może prezentować w przejrzystych kartach oraz zaoferować podgląd mapy dla konkretnego miejsca.

Dla mieszkańców oznacza to szybszy dostęp do informacji, a dla urzędu mniej powtarzających się telefonów i e-maili obsługiwanych automatycznie także poza godzinami pracy. Chatbot AI na stronę internetową

Celem AI w administracji publicznej nie jest zastępowanie pracowników, ale ograniczenie rutynowej pracy. Chatbot może obsługiwać zwykłe pytania informacyjne, podczas gdy urzędnicy zajmują się bardziej złożonymi sprawami, podejmowaniem decyzji i sytuacjami wymagającymi indywidualnej oceny.

Podobnie działa wewnętrzny agent AI Aurora od Citymind. Pomaga pracownikom przygotowywać odpowiedzi dla mieszkańców, zaproszenia, ogłoszenia na tablicę urzędową, protokoły spotkań czy robocze projekty regulaminów i uchwał. Potrafi też analizować dokumenty, pracować z materiałami prawnymi i wyszukiwać informacje związane z grantami lub zamówieniami publicznymi.

Wynik pracy AI zawsze pozostaje pod kontrolą człowieka. Technologia przyspiesza przygotowanie materiałów, ale odpowiedzialność za decyzje urzędowe i ostateczną formę dokumentów pozostaje po stronie właściwego pracownika. Wewnętrzny agent AI Aurora

Tak. AI w administracji publicznej nie musi ograniczać się do czatu na stronie. Citymind oferuje również voicebota AI, który może samodzielnie obsługiwać typowe pytania telefoniczne. Potrafi obsłużyć jednocześnie wiele rozmów i działa wieczorem, w weekendy oraz święta. Bardziej złożone zgłoszenie może przekazać pracownikowi wraz z podsumowaniem potrzeb mieszkańca.

Kolejnym obszarem są transkrypcje AI. Po przesłaniu nagrania audio lub wideo system zamienia mowę na tekst. Transkrypcję można wykorzystać jako podstawę protokołu z posiedzenia rady, narady, spotkania lub warsztatu, a także do przygotowania podsumowania najważniejszych punktów i listy zadań.

Citymind obejmuje w ten sposób komunikację internetową, telefoniczną i wewnętrzną organizacji. Transkrypcje AI Citymind

Wybierając rozwiązanie AI, miasto musi sprawdzić, gdzie przechowywane są dane, kto ma do nich dostęp oraz czy są wykorzystywane do dalszego trenowania modeli. Ważna jest także ochrona przed nadużyciami, możliwość anonimizacji danych wejściowych oraz możliwość śledzenia pracy systemu.

Citymind działa w środowisku Microsoft Azure na serwerach w Unii Europejskiej. Według aktualnych informacji firmy dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI ani do profilowania. Rozwiązanie wspiera zarządzanie dostępem, logi audytowe i anonimizację danych wejściowych. Citymind deklaruje również zgodność z RODO, AI Act i Data Act oraz bezpieczeństwo informacji potwierdzone certyfikatem ISO 27001.

Odpowiedzi opierają się na architekturze RAG, która łączy model językowy z konkretnymi danymi organizacji. Bezpieczeństwo rozwiązań Citymind

Wdrożenie chatbota AI nie musi być dużym projektem IT. Citymind najpierw tworzy wersję testową na podstawie strony, dokumentów i innych wskazanych źródeł. Zgodnie z aktualnym procesem demo może być gotowe w ciągu trzech dni.

Następnie odbywa się testowanie wiedzy chatbota i wdrażanie uwag, co zwykle trwa do czternastu dni. Sama integracja ze stroną polega następnie na umieszczeniu dostarczonego kodu HTML i może zostać ukończona w ciągu jednego dnia.

Rozwiązanie obejmuje także Citymind Manager. Urząd może śledzić historię i statystyki rozmów, oceniać jakość odpowiedzi, eksportować dane i otrzymywać miesięczne raporty AI. Po wdrożeniu praca się nie kończy: urząd może stale obserwować, czego szukają mieszkańcy i gdzie komunikację należy poprawić. Proces wdrożenia