MENDELU zeigt, wie eine echte KI-Digitalisierung einer Universität Schritt für Schritt aussehen kann: von einem Pilotprojekt in einer Fakultät bis hin zu einer breiteren Ebene der Zugänglichkeit in der gesamten Universität.
Die Digitalisierung einer Universität beginnt in der Regel nicht mit einer großen Vision. Sie beginnt mit einem ganz praktischen Problem. Studenten und Bewerber stellen immer wieder ähnliche Fragen. Die Informationen sind fragmentiert. Studienabteilungen und andere Abteilungen befassen sich mit sich wiederholenden Anfragen, die schneller bearbeitet werden könnten, wenn die Universität einfacher und zugänglicher sprechen könnte.
Aus diesem Grund ist MENDELU eine der wichtigsten Fallstudien von Citymind. Es handelt sich nicht um einen isolierten Einsatz. Es ist ein Beispiel dafür, wie KI in einer Universität schrittweise und sinnvoll über mehrere Ebenen hinweg eingesetzt werden kann.
Vom Pilotprojekt zum breiteren Einsatz
An der Mendel Universität begann alles mit einem Pilotprojekt im PEF. Sobald klar wurde, dass der Chatbot den Studienverkehr erleichtert und den Nutzern einen besseren Erstkontakt mit Informationen verschafft, folgte eine weitere Ausweitung. Nach und nach kamen Wohnheime und die Mensa, die IT-Abteilung, das Sportzentrum und andere Bereiche der Universität hinzu.
KI-Berichte in der Praxis
An der PEF MENDELU hat der Chatbot heute über 65.200 Anfragen bearbeitet und 92,8 % der relevanten Anfragen korrekt beantwortet. Mehr als die Hälfte der Unterhaltungen fand außerhalb der Arbeitszeiten statt, wodurch der Universität über 1.339 Stunden Zeit eingespart wurden.
Ebenso wichtig sind jedoch auch die KI-Übersichten. Diese zeigen, welche Themen stark sind, welche aktuell im Fokus stehen und wo die Kommunikation hingegen einer zusätzlichen Erläuterung bedarf. Das Zulassungsverfahren macht hier 35,6 % aller Themen aus und weist langfristig eine hohe Erfolgsquote auf. Gleichzeitig tauchen immer wieder Fragen zur Online-Anmeldung, zur Registrierung, zur Befreiung von Aufnahmeprüfungen oder zu Abschlussarbeiten auf.
Hier sehen wir, dass unbeantwortete Fragen nicht nur ein Problem sind. Sie sind auch ein praktisches Signal dafür, was die Universität im Web hinzufügen, vereinfachen oder besser erklären sollte.
Erklärung der PEF-Geschäftsführung
„Vor einem Jahr haben wir in Zusammenarbeit mit Citymind einen digitalen Assistenten auf der Website der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Mendel-Universität in Brünn eingeführt, der Studenten und akademischen Mitarbeitern hilft, ihre Fragen im Zusammenhang mit Bildungsaktivitäten zu lösen.“
Jan Přichystal, Prodekan der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften in MENDELU
„Ich möchte das Universitätsinformationssystem schrittweise durch digitale Assistenten ersetzen.“
Jan Přichystal, Prodekan der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften in MENDELU
Nächste Ebene: Schlafsäle und Kantine
Auch in den Wohnheimen und der Kantine ist der Einsatz groß. Dort brauchen die Studenten kein komplexes System. Sie müssen schnell herausfinden, wie Unterbringung, Umzug, Regeln und Verwaltung funktionieren. Auch hier bearbeitet der Chatbot 85,8 % der Anfragen korrekt und mehr als die Hälfte der Interaktionen finden außerhalb der Bürozeiten statt.
„Ich habe Ihren Chatbot im MENDELU Wohnheim benutzt, als ich umziehen wollte. Er hat nicht nur Informationen für mich nachgeschlagen, sondern sogar eine E-Mail für die Verwaltung vorbereitet, was mir Zeit und Ärger beim Formulieren erspart hat. Er war mir eine große Hilfe!“
Tereza Wagnerová, Google Bewertungen
Diese Erfahrung zeigt deutlich, dass KI nicht nur dabei hilft, die Antwort zu finden. Sie hilft auch dabei, den nächsten Schritt zu bewältigen. Und das ist ein extrem hoher Wert für die Studentenbetreuung.
Wie sieht die Digitalisierung der Universität aus, wenn es nicht bei einem einzigen Piloten bleibt?
KI-Berichte zeigen, welche Themen Studenten und Bewerber am meisten ansprechen, was angesagt ist und wo es an klaren Erklärungen mangelt. Dadurch erhält die Universität nicht nur einen weiteren Kommunikationskanal, sondern auch einen viel besseren Überblick darüber, wo es sinnvoll ist, die Website und die Prozesse zu verbessern.