Warum Citymind
Wenn Sie heute in Ihrer Behörde mit dem Druck auf die Verfügbarkeit von Informationen, überlasteten Mitarbeitern und Bürgern, die sofort eine Antwort wünschen, konfrontiert sind, stehen Sie vor einem sehr praktischen Problem. Nicht vor einer technologischen Vision. Sie müssen dafür sorgen, dass die Menschen einfach, schnell und ohne unnötiges Herumirren an die Antwort gelangen.
Der Bürger möchte sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, welche Abteilung für was zuständig ist. Er möchte wissen, was er vorbereiten muss, an wen er sich wenden soll, wie der nächste Schritt aussieht und ob er die Angelegenheit persönlich regeln muss. Und da diese Fragen auch abends, am Wochenende oder an Feiertagen aufkommen, endet der Druck auf die Erreichbarkeit der Dienstleistungen nicht mit den Öffnungszeiten der Behörden.
Genau deshalb funktioniert Citymind für Städte und Gemeinden am besten als Kombination mehrerer Ebenen. Nach außen hin unterstützt es Bürger und Besucher. Intern vereinfacht es Prozesse. Und dort, wo die Website nicht ausreicht, ergänzt es diese durch eine telefonische Ebene oder maßgeschneiderte Lösungen.
Was Citymind Ihnen bietet
Wenn Sie für die Leitung einer Einrichtung verantwortlich sind, interessieren Sie sich wahrscheinlich für die Außenwirkung. Wie werden die Menschen wahrnehmen, dass sich Ihre Gemeinde oder Stadt weiterentwickelt? Wenn Sie sich mit Abläufen und dem Haushalt befassen, geht es Ihnen weniger um Routineaufgaben und mehr um Freiraum für fachliche Arbeit. Und wenn Sie im IT-Bereich tätig sind, ist es Ihnen vor allem wichtig, dass es sich nicht um ein weiteres komplexes Projekt handelt, das Monate in Anspruch nimmt.
Genau deshalb funktioniert Citymind rollenübergreifend so gut. Es ist nicht nur ein „hübscher Chatbot“. Es ist eine Lösung, die leicht zugänglich, schnell einsetzbar und sicher ist und gleichzeitig konkret genug, damit Sie ihren Nutzen sowohl intern als auch nach außen hin begründen können.
„Das Ergebnis ist ein Chatbot, mit dem wir wirklich zufrieden sind – er erleichtert sowohl den Bürgern als auch den Beamten das Leben.“
Vladimír Šuvarina, KITT 6 / Prag 6
Wie sieht das Paket für eine Institution aus?
Ein KI-Chatbot für die Website ist der ideale erste Schritt. Wenn Sie den Bürgern schnell Antworten zur Verfügung stellen möchten, ist dies der naheliegendste Einstieg. Er beantwortet Fragen zu Themen wie Kontaktdaten, Gebühren, Abfall, Parken, Personalausweise, kulturelle Veranstaltungen, Bauangelegenheiten oder Lebenssituationen. Und vor allem: Er funktioniert auch dann, wenn die Behörde geschlossen ist.
Der Aurora-AI-Agent steigert dann den Mehrwert innerhalb der Behörde. Er hilft bei Dokumenten, E-Mails, Richtlinien, Protokollen, Verordnungen, Fördermitteln und Recherchen. Wo der Chatbot den Bürgern hilft, beschleunigt Aurora die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie nicht nur die Kommunikation nach außen verbessern, sondern gleichzeitig den Arbeitsaufwand wirklich verringern möchten.
Ein Voicebot ist besonders sinnvoll für Registraturen, Telefonzentralen, Fachabteilungen oder Hotlines, die häufig überlastet sind. Er ermöglicht es, Telefon-Spitzenzeiten zu bewältigen, komplexere Anfragen weiterzuleiten und eine natürliche Kommunikation auch ohne Wartezeiten aufrechtzuerhalten. Dies ist besonders dort von Bedeutung, wo ein Teil der Bevölkerung nach wie vor in erster Linie auf das Telefon setzt.
KI-Transkriptionen wandeln Audio- oder Videoaufzeichnungen von Sitzungen, Besprechungen oder Gemeinderatssitzungen im Handumdrehen in einen übersichtlichen Text um. Anstatt die Aufnahmen manuell zu transkribieren und wiederholt anzuhören, können Sie wichtige Passagen mühelos finden und Zusammenfassungen, Protokolle oder Unterlagen für Ihre Kollegen erstellen. Ideal für Sitzungen des Gemeinderats, des Rates, von Ausschüssen, Arbeitsbesprechungen sowie Schulungen. Benötigen Sie zudem ein formelles Sitzungsprotokoll? Nutzen Sie hierfür Ihr bestehendes Abonnement des Aurora-KI-Agenten oder erwerben Sie ein zusätzliches Abonnement.
Und wenn Sie eine spezielle Funktion benötigen, kommt die maßgeschneiderte Entwicklungins Spiel. Zum Beispiel die Integration in andere Systeme, die Arbeit mit einer mobilen App oder ein spezielles Szenario entsprechend Ihren lokalen Anforderungen. So müssen Sie nicht nur darüber nachdenken, was heute bereits verfügbar ist, sondern auch darüber, wohin Sie mit der digitalen Kommunikation als Nächstes vorankommen möchten.
Warum dies auch strategisch sinnvoll ist
Citymind ist nicht nur eine Plattform für die Verantwortlichen. Dank Statistiken und KI-Auswertungen können Sie erkennen, wo die Website nicht klar genug ist, welche Themen sich wiederholen und womit sich die Bürger tatsächlich beschäftigen. Unbeantwortete Anfragen sind somit kein negatives Signal. Es handelt sich um äußerst praktische Daten für eine bessere Kommunikation, bessere Dienstleistungen und bessere Entscheidungsfindung.
Das ist einer der größten Vorteile des gesamten Ökosystems. Eine Ebene hilft den Bürgern sofort. Eine weitere beginnt, intern Unterstützung zu leisten. Und dabei bleibt alles in einem einzigen System, über das Sie den Überblick behalten und das Sie weiter ausbauen können, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.
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Erste Schritte
Für kleinere Gemeinden ist es sinnvoll, mit einem schnellen und leicht umsetzbaren Pilotprojekt zu beginnen. Für größere Institutionen ist der erste Schritt in der Regel ein sichtbares Projekt mit größtmöglicher Wirkung. In beiden Fällen gilt dasselbe Prinzip: Sie wählen die Daten aus, es wird eine Demo erstellt, während einer kurzen Testphase wird das Verhalten optimiert, und anschließend wird die Lösung in den Live-Betrieb überführt.
Von dort aus können Sie schrittweise expandieren. Zunächst eine öffentliche Website. Dann ein interner KI-Assistent. Anschließend vielleicht eine Telefon-Schnittstelle. Anstelle eines einzigen großen und risikobehafteten Projekts entsteht so ein sicherer Weg zu einer zugänglicheren und entspannteren Verwaltung.
Und das ist auch politisch und aus Management-Sicht wichtig. Die Entscheidung stützt sich dann nicht auf ein abstraktes Versprechen, sondern auf ein konkretes Pilotprojekt, konkrete Daten und die konkreten Erfahrungen Ihrer Institution.
Was Sie daraus mitnehmen sollten
Für Städte und Gemeinden ist Citymind dann am wirkungsvollsten, wenn es nicht als Technologie um der Technologie willen beginnt. Es beginnt als praktische Hilfe bei dem, was Bürger und Behörden heute am meisten Zeit kostet. Und wenn sich der erste Schritt bewährt, ist es sehr einfach, weitere hinzuzufügen.